【社内｜社外】経緯報告書の書き方とポイント、例文・テンプレート、顛末書との違いを解説
ビジネス文書
経緯報告書とは
経緯報告書とは、別名「経過報告書」とも呼ばれるもので、まだ解決出来ていない何らかのトラブルの経過を上司に報告し、社内で共有するためにあります。 経緯報告書があれば、トラブルの内容と、そのトラブルが現在どのような状況であるのかを読む相手に伝えられるのです。
また、経緯報告書は社外の相手に使用することもあります。社外向けの経緯報告書は社内向けのものとは書くポイントが異なります。このポイントについては、後述します。
経緯報告書と顛末書の違い
経緯報告書と似た書類として顛末書というものがありますが、この2つには明確な違いがあります。混同しないように注意しましょう。なぜなら、 経緯報告書がトラブルを解決する前に作成するものであるのに対して、顛末書はトラブルの解決後に作成するものだからです。
経緯報告書の書き方のポイント
ポイント１ 発生したトラブルを客観的な視点で報告する
経緯報告書では、発生したトラブルの内容や現在の状況を客観的な視点でまとめなくてはいけません。 間違った事実を相手に伝えてしまうことのないように、事実のみを報告するのです。 ボリュームが増え過ぎてしまう場合には、時系列にするなどの工夫をしてください。
ポイント２ 5W1Hを意識した文章を作る
5W1Hを意識した文章は読む相手に伝わりやすく、必要な情報が漏れることがありません。
ポイント３ 簡潔な文章を心掛ける
内容によっては経緯報告書が非常に長いものになってしまう場合もありますが、可能な限りシンプルかつ簡潔な文章を心掛けましょう。 周りくどい言い回しや曖昧な表現は避けて、経緯報告書を読む相手に正確な情報が伝えられるようにしてください。
ポイント４ 原因と対策を必ず記載する
原因が複数ある場合には、対策の数も増えるでしょう。
社内向けの経緯報告書の書き方
また 社外向けと違い、謝罪の気持ちを強く表現したり、かしこまった対応をしたりする必要はなく、シンプルかつ明確に発生した事実と状況を記します。 スリッページの発生原因と防止対策を徹底解説
【社内向けの経緯報告書の例文】
作成日：〇〇年〇〇月〇〇日
作成者：〇〇課〇〇〇〇
このたび〇〇年〇〇月〇〇日に発生した〇〇工場停電による納品遅延について、以下の通り経緯をご報告いたします。内容
〇〇年〇〇月〇〇日13:00頃、〇〇工場内で発生した停電により工場ラインが12時間ストップし、納品予定であった〇〇の納品遅延が発生。
現状
〇〇月〇〇日段階での納品遅延は〇〇個
経過
〇〇月〇〇日 01:00よりラインを再稼働
〇〇月〇〇日 10:00より通常ラインの他臨時レーンを稼働させ不足分に対応
〇〇月〇〇日 17:00段階での納品遅延は〇〇個
〇〇月〇〇日 17:00段階での納品遅延は〇〇個（〇〇月〇〇日までに納品遅延解消予定）
原因
工場内の電気配線のうち一部に経年劣化による問題が発生した。問題箇所の把握に時間が掛かり、復旧が夜間に至ったため時間を要した。
対策
工場内全電気配線の劣化状況を確認し、順次全配線を新規システムに入れ替える（別紙参照）。〇〇月〇〇日までに完了予定。
社外向けの経緯報告書の書き方
発生したトラブルの内容や原因だけでなく、謝罪をし、今後の対策やトラブルの再発防止に努める旨を明らかにします。
【社外向けの経緯報告書の例文】
株式会社〇〇御中
作成日：〇〇年〇〇月〇〇日
作成者：〇〇株式会社〇〇課〇〇〇〇拝啓 平素格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
この度、弊社の不手際により貴社に多大なるご迷惑をお掛け致しましたことを、深くお詫び申し上げます。
今回の件に関しまして、以下のように経緯をご報告申し上げます。 敬具
内容
〇〇年〇〇月〇〇日13:00頃、弊社〇〇工場内で発生した停電により工場ラインが12時間ストップし、納品予定であった〇〇の納品遅延が発生いたしました。
現状
〇〇月〇〇日段階での納品遅延は〇〇個
経過
〇〇月〇〇日 01:00よりラインを再稼働
〇〇月〇〇日 10:00より通常ラインの他臨時レーンを稼働させ不足分に対応
〇〇月〇〇日 17:00段階での納品遅延は〇〇個
〇〇月〇〇日 17:00段階での納品遅延は〇〇個（〇〇月〇〇日までに納品遅延解消予定）
原因
工場内の電気配線のうち一部に経年劣化による問題が発生いたしました。問題箇所の把握に時間が掛かり、復旧が夜間に至ったため時間を要しました。
対策
工場内全電気配線の劣化状況を確認し、順次全配線を〇〇月〇〇日までに新規システムに入れ替える予定です。
経緯報告書をメールで送る場合
メールの本文を使って経緯報告を行う場合には、経緯報告の内容がどこに記載されているかを分かりやすくします。 どこからどこまでが経緯報告書なのかが分かりにくいと、相手が混乱してしまうためです。また、経緯報告のためのメールの件名は「〜に関する経緯報告書」と記載し、メールの内容が一目で分かるようにしてください。
なぜなぜ分析:5Whys 【図解】
しかし、なぜ過負荷がかかったのか？→
(2)軸受部の潤滑が十分でないからだ、と究明し
さらに
(3)潤滑ポンプが十分組み上げていない→
(4)ポンプの軸が摩耗してガタガタになっている→
(5)ろ過器がついていないので切り子が潤滑油に入った。
まで徹底していくと、問題の真因がわかる。そこで、オイル循環系統にフィルターを設置すれば、マシンがたびたび停止するトラブルを恒久対策することができる。これが、大野耐一氏のいう、 事実にもとづく科学的解析 スリッページの発生原因と防止対策を徹底解説 である。
元祖 トヨタ式なぜなぜ分析 事例～発生系分析事例～
元祖 トヨタ式なぜなぜ分析 事例～流出系分析事例～
トヨタ式なぜなぜ分析 スリッページの発生原因と防止対策を徹底解説 事例～悪い事例１～
なぜなぜ分析は真の原因を追究するので 現在の事実 を対象にする。
トヨタ式なぜなぜ分析 事例～悪い事例２～
この時の 悪い事例 のなぜなぜ分析は下記のとおり。
(1) なぜシャフト軸が破損する？ → ユーザの保守点検時に取り付け位置をミス
(2) なぜユーザは取り付け位置を間違えるのか？ → 保守点検マニュアルの記述がミス
(３) なぜ運転保守マニュアルの記述が間違っているのか？ → 担当者がミス
(４) なぜ担当者はミスした？ スリッページの発生原因と防止対策を徹底解説 → 多忙で睡眠不足が続きミス
しかし、これは間違った『なぜなぜ分析』です、正しい『なぜなぜ分析』は 個人のミスを追究するのではなく、システムの側に 視線を向けられるように追究する事です。
設計・購買・製造のシステムの 適切な納期 すなわち、リードタイムの設定が対策となります。
実践 JIPM式 なぜなぜ分析
JIPM：Japan Institute of Plant Maintenance 日本プラントメンテナンス協会の事。
なぜなぜ分析とは、故障・不良を発生させている要因を 思いつき で考えるのではなく「なぜ」「なぜ」と段階を追って規則的に漏れなく出すための分析方法です。
たとえば、設備の同一部品がたびたび壊れるという場合、壊れた部品をただ交換するだけでは一時的な 応急処置 にしかなりません。
・その部品がなぜ故障するのか、寿命なのか？
・過剰な振動や熱影響などのストレスを受けて、寿命より早く故障するのか？
・もしそうであるならば、ストレスの発生源は何か？
など、原因と疑わしき要因を列挙して要因ごとに調査し、不具合（欠陥）があれば対策を施して問題を解決していきます。
この要因を列挙する過程、つまり「 なぜなぜ 」と考える過程がなぜなぜ分析です
スリッページの発生原因と防止対策を徹底解説
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ドナルド・R・クレッシー。画像はWiki pedia より。
動機（Perceived Pressure）
動機は不正を犯す必要性のことを指しています。
動機は「プレッシャー」とも呼ばれ、人を不正に向かわせる圧力と言い換えてもよいでしょう。
例えば、「多額の借金を抱えてしまってお金が必要」とか、仕事のストレスから「会社に迷惑をかけてやろう」という気持ちは不正を行う動機になります。
機会（Perceived Opportunity）
機会は不正が発生する可能性がある状況のことを指しています。
例えば、大切な情報が引き出せてしまうなど、不正を行おうと思えば実施できてしまう状況が機会にあたります。
言いかえれば、不正を行うまでのプロセスが明確である場合、不正を行うための機会が発生すると言うことができるでしょう。
正当化（Rationalization）
正当化は不正行為をすることを正当化する不正行為者の考え方のことを指しています。
例えば「会社が俺の給料を上げないから」とか「仕事が終わらないから」など、不正を正当化するための言い訳がこれにあたります。
実例：赤信号を渡る人の心理
日常的に目の当たりにする人の不正として「信号無視」があるのではないでしょうか。
赤信号でも通行してしまう人の心理を不正のトライアングルでひも解くと以下のようになります。
| 動機 | 待ち合わせの時間に間に合いたい |
|---|---|
| 機会 | 誰も見ていない |
| 正当化 | みんなやっている |
人が信号無視をする時、「遅刻しそうだから急ぎたい」というように、何かしら個人的な動機から始まります。
そしてそれを実行してしまうのは機会が整っているからです。
もし信号の近くにお巡りさんがいたら、その人は信号無視なんてしないでしょう。しかし、誰も信号無視をしていることを見ていなければ、不正を行う機会が作られてしまいます。
あるいは、最後の良心で「それでも信号無視はいけない」と思いとどまればよいのですが、信号無視をする人の心情は「みんなもやってるから」とか「遅刻しそうなのは社会が悪い」とか自己を正当化する思考に陥ってしまっています。
COSOモデルを使った不正の防止
「機会」を排除する
不正のトライアングルでは、「動機」「機会」「正当化」３つがそろった時に不正が発生するとしていますが、逆に言えば １つでもそろわなければ不正というものは生じにくい ものです。
「動機」「機会」「正当化」のうち、最も組織として取り組みやすいのが「機会」の排除です。
「アクセス権がない人に情報を開示しない」
「複数人の承認を経なければデータを取り出せない」
など、ルールやシステムを見直すことで、機会は取り除いていくことができます。
この性質に着目したのが、COSOモデルです。
COSOモデルとは？
COSOとは企業のリスク管理、内部統制および詐欺防止に関する枠組みおよび手引きの策定をするトレッドウェイ委員会支援組織委員会のことです。
COSOモデルとは1992年にCOSOが公表した『内部統制─統合的フレームワーク』のことです。
COSOモデルの５つの構成要素
COSOモデルは５つの構成要素、即ち「統制環境」、「リスク評価」、「統制活動」、「情報と伝達」、「モニタリング活動」の５つで成り立っています。
「統制環境」とは経営者も含めた環境作りのことであり、「リスク評価」では発生しうるセキュリティ問題を洗い出し、発生時の損害額を見積もります。
「統制活動」は不正防止を実行することであり、「情報と伝達」は不正防止活動のために情報を提供し支援することです。
「モニタリング活動」ではこれらの不正防止の活動がしっかりと機能しているかをチェックしていきます。
IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」
COSOモデル以外にも、不正防止の取り組み方法があります。
例えば情報処理推進機構（IPA）による「組織における内部不正防止ガイドライン」です。
内部不正のチェックシートなどもあり、どんな組織であっても不正防止に取り組むことができます。
ブラック企業にはご用心（！？）
このように不正を防止するためのCOSOモデルがあるとはいえ、すべての不正の機会を取り除くことはできません。
そのため、不正のトライアングルの中の「動機」「正当化」が残っている限りは、どこかに不正が行われる可能性が残ってしまいます。
「機会」は企業のルールで制御できますが、「動機」「正当化」は企業の風土が多分に影響しています。
不満を募らせた社員であふれている職場はまさに不正の火薬庫と言えるでしょう。
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